Passer de zéro à un salarié fait entrer votre entreprise dans le droit du travail. Les formalités ne sont pas compliquées, mais elles sont encadrées par des délais. Voici l'ordre dans lequel les traiter.
- La DPAE (déclaration préalable à l'embauche) — à transmettre à l'URSSAF dans les 8 jours qui précèdent l'embauche, jamais après. Elle déclenche l'affiliation aux organismes sociaux et l'inscription à la médecine du travail.
- Le contrat de travail — un écrit est vivement recommandé (obligatoire pour un CDD ou un temps partiel). Il fixe le poste, la rémunération, la durée du travail, la période d'essai et la convention collective applicable. C'est souvent l'étape où un regard extérieur évite une erreur coûteuse.
- La visite d'information et de prévention — le salarié doit être orienté vers le service de prévention et de santé au travail (SPST), généralement dans les 3 mois suivant la prise de poste (avant, pour certains postes à risque).
- La mutuelle d'entreprise — la complémentaire santé collective est obligatoire, avec une prise en charge d'au moins 50 % par l'employeur. Le contrat doit être souscrit avant l'entrée du salarié.
- Le registre unique du personnel — à tenir dès le premier salarié : identité, emploi, dates d'entrée et de sortie. Il est présenté en cas de contrôle.
- Les obligations d'affichage et le DUERP — coordonnées de l'inspection du travail, du SPST, consignes de sécurité ; et le document unique d'évaluation des risques professionnels, obligatoire dès un salarié.
Combien coûte réellement une embauche ?
Au-delà du salaire net perçu par le salarié, l'employeur supporte des cotisations patronales. En ordre de grandeur, pour un salaire non-cadre :
- le coût employeur représente environ 1,25 à 1,45 fois le salaire brut (selon les allègements applicables aux salaires proches du SMIC) ;
- le net avant impôt représente environ 75 à 78 % du brut.
Vous pouvez estimer votre cas avec le simulateur de coût d'un salarié dans nos ressources.
Chez NOBLEX : nous établissons le contrat, réalisons la DPAE, produisons les bulletins de paie et gérons les déclarations sociales. Vous n'avez qu'à nous transmettre les éléments variables (heures, primes, absences).
Préparer votre première embauche
Ordres de grandeur donnés à titre indicatif, hors dispositifs spécifiques (apprentissage, exonérations ciblées, secteurs particuliers). Chiffres à confirmer selon votre convention collective et votre situation.